Každá firma, bez ohledu na svou velikost, potřebuje prostory, kde by mohla sídlit. Ty by měly být v dobré lokalitě a dobře vypadající. Takové však není tak snadné najít, zvláště na za dobrou cenu. Není tedy divu, že mnozí podnikatelé řeší tento problém tím, že si dané prostory zkrátka pronajmou. Ovšem co když je v podstatě nepotřebují, nebo pouze dočasně a jen jako zaregistrovanou formální adresu? Zde samozřejmě můžeme požádat známého, zda by nám na danou dobu potřebné prostory neposkytl, avšak skutečně jen velmi málo lidí zná někoho, kdo by k tomu byl ochoten.
Proto se často využívá virtuálních sídel, která některé firmy nabízí. To je oproti klasickému podnájmu podstatně levnější řešení, i když samozřejmě poskytnutí sídla firmy v Praze bude poněkud dražší než například v Ústí nad Labem. I tyto však mají určitá pravidla, která musí obě strany dodržovat. Tím prvním je stanovená maximální doba, kterou je možné například během měsíce či roku místnosti využít. Pokud bychom je potřebovali například na několik hodin každý týden, pak se to poskytovateli nevyplatí, neboť tak v podstatě blokujeme ostatní, kteří by je chtěli využít také.
Dále je to pravidelné vybírání pošty. Nesmíme totiž zapomínat, že právě sem nám bude chodit oficiální korespondence, neboť se jedná o adresu, kterou máme zaregistrovanou na úřadech. A vzhledem k tomu, že většina těchto dopisů je akutních, je jasné, že je potřeba svou schránku vybírat poměrně často. I když je pravdou, že s nástupem datových schránek tato nutnost pomalu mizí.
Ovšem není to jen nájemce, kdo má povinnosti. Poskytovatel by měl zajistit, aby ony prostory byly dostatečně reprezentativní, což znamená, aby dobře vypadaly a byly čisté a spořádané. Nesmíme zapomínat, že první dojem je velmi důležitý, a rozhodně se nevyplatí jej podceňovat. Podnikatelé to samozřejmě dobře vědí, a je to také důvod, proč tyto schůzky nepořádají například u sebe doma v obývacím pokoji. Všechny tyto náležitosti jsou samozřejmě ošetřeny ve smlouvě. Tu je dobré si před podpisem vždy dobře přečíst, abychom nakonec zbytečně nenaletěli.
